Sistem Buddy di Tempat Kerja

Sebelum mengenal sistem buddy, seringkali aku punya karyawan baru yang gagal bertahan. Adapun yang masih bisa bertahan, perkembangan dan adaptasinya sangat lambat. Sehingga kontribusinya tidak bisa langsung dirasakan. Aku sebagai bos merasa pusing dan capek cari karyawan yang benar-benar seirus dan tahan banting. Bukan hanya waktu yang terbuang, biayanya pun tidak murah. Selain itu, banyak karyawan juga mengeluh harus menghandle pekerjaan ekstra karena belum ada karyawan baru.

Seusai perekrutan, caraku dulu hanya mengenalkan mereka tim kerja dan tanggung jawab apa yang harus mereka penuhi. Kemudian aku biarkan saja mereka untuk belajar menyesuaikan diri, toh mereka juga sudah biasa. Namun ternyata, cara ini malah bisa membuat karyawan lambat belajar dan menyesuaikan diri. Diantaranya karena mereka merasa stress, takut  mengganggu, takut bertanya. Mereka memutuskan untuk berhenti karena tidak merasa nyaman dengan lingkungan kerja.

Jadi seolah-olah mereka tidak diterima kehadirannya di tim, padahal sebenarnya tidak juga. Oleh karena itu aku coba cara pakai sistem buddy untuk handle setiap karyawan baru yang disarankan oleh temen aku, namanya Dailam. Aku Maila pemilik cafe di batas kota.

Implementasi Sistem Buddy

Sistem buddy merupakan sebuah metode yang melibatkan karyawan lama berpengalaman yang disebut dengan “buddy” untuk memberikan dukungan, bimbingan, dan informasi yang dibutuhkan oleh karyawan baru agar bisa menyesuaikan diri dengan budaya perusahaan dan tugas-tugas mereka. Jadi hal pertama yang Maila laukakan dengan sistem buddy adalah dengan menunjuk Jantur sebagai buddy, karyawan yang sudah tujuh tahun bekerja untuk mendampingi Dasmin karyawan baru.

Jantur dipilih sebagai buddy karena mempunyai karakteristik yang sesuai, seperti berjiwa kepemimpinan, bisa berkomuniksi dengan baik, berempati, dan sabar. Selanjutnya, Maila memberikan pedoman untuk Jantur mengenai langkah-langkah apa saja yang harus ia lakukan sebagai buddy. Panduan ini untuk memberikan arah, agar karyawan baru tidak merasa kebingungan selama beradaptasi. Maila juga menyadari akan pentingnya menetapkan tenggat waktu, untuk memastikan bahwa karyawan baru sudah bisa memberikan kontribusi yang baik bagi. Bukan malah menjadi beban bagi teman-teman yang lain.

Manfaat Sistem Buddy

Untuk karyawan baru

Dasmin sebagai fresh graduate mengaku sangat terbantu dengan sistem buddy yang ada di tempat kerja yang baru ini. Dengan adanya Jantur buddy, ia merasa terbimbing untuk mengetahui tanggung jawabnya sebagai karyawan. Mengerti apa saja kontribusi yang harus ia berikan. Merasa lebih senang dan percaya diri dalam berkinerja. Sehinga lebih nyaman bekerja dan berkolaborasi.

Sistem buddy memudahkan Dasmin sebagai mantee untuk dapat memahami dan segera menyesuaikan diri dengan budaya kerja. Sistem ini layaknya belajar private. Dasmin bisa langsung bertanya secara langsung apa yang tidak diketahuinya kepada buddy Jantur. Meskipun begitu, Dasmin mengaku agak sedikit punya masalah dengan gaya komunikasi buddy Jantur. Karena gaya bicaranya yang santai cenderung suka bercanda, agak sulit bagi Dasmin untuk membedakan mana yang serius dan mana yang bercanda. Dasmin yang berkepribadian relatif pendiam dan analitis lebih menyukai dan terbiasa dengan bahasa formal dan akademis.

Bagi karyawan lama

Meskipun awalnya merasa kurang percaya diri dan terbebani dengan sistem buddy, Jantur merasa terhormat ketika ia dipilih oleh bos Maila untuk mengemban tugas mulia ini. Ia terenyuh dan bersemangat ketika bos Maila berkata bahwa tugas ini hanya ia berikan kepada orang-orang yang ia percaya bisa melakukannya. Bos Maila juga berkata bahwa sistem ini untuk mengasah jiwa kepemimpinan bagi karyawan lama agar bisa naik level.

Namun diakuinya oleh buddy Jantur, bahwa tugas tambahan ini tidaklah ringan. Ia harus membagi waktu untuk membersamai Mantee Dasmin dengan tanpa meninggalkan tanggung jawab pekerjaannya sendiri. Bos Maila pun memberi nasihat. Jika dalam tim, pemimpin harus bisa mendelegasikan tugas kepada rekan kerjanya agar tim bisa bekerja dengan lebih bersinergi. Memang diperlukan kesabaran dan kerelaan dalam berbagi pengetahuan. Karena pada nyatanya, seorang buddy pun mempunyai rasa takut tersaingi oleh mantee dalam hal pekerjaannya.

Mengukur Sejauh Mana Efektivitas Sistem Buddy

Sistem buddy memang terlihat lebih masuk akal untuk mendampingi karyawan baru agar bisa lebih cepat beradaptasi dan berkontribusi. Bos Maila pun melakukan pengukuran seberapa efektifnya sistem ini bagi usahanya. Hasil pengukuran tidak bisa didapatkan secara langsung. Butuh sekitar tiga hingga enam bulan lamanya.

Yang pertama dilakukan oleh bos Maila dalam mengevaluasi keberhasilan sistem buddy ini adalah dengan mendapatkan umpan balik dari karyawan baru mengenai bimbingan yang ia terima dari buddy, kenyamanan dalam beradaptasi, juga hubungan interpesonal dengan sesama rekan kerja. Jika semua itu bagus, maka indikator terakhir yang mengesahkan sistem buddy ini berhasil adalah tingkat retensi karyawan.

Selain itu, Maila juga membandingkan karyawan yang didampingi oleh buddy dan yang tidak dalam hal bagusnya hasil kerja dan tingkat kepuasan dalam bekerja. Tentu saja karyawan yang bisa menikmati pekerjaan, berkinerja memuaskan, memiliki hubungan baik dengan rekan kerja, patuh dan taat aturan, adalah idaman bagi semua pemilik usaha.